38 De la información al conocimiento en la EAPC: open data, transparencia y gestión documental

Las nuevas regulaciones legales que han entrado en vigor en los últimos tiempos relativas a transparencia de la información pública, régimen jurídico y procedimiento administrativo común aplicable a las administraciones públicas han provocado cambios en las metodologías de trabajo de las organizaciones para poder adecuarse a los nuevos requerimientos. La implantación de dichos cambios en las organizaciones pasa por el rediseño de los procesos internos y externos de las organizaciones, por la puesta en marcha de nuevas aplicaciones/herramientas informáticas y por la capacitación de los servidores públicos. La transparencia de las administraciones públicas debe ser entendida desde dos vertientes, la interna y la externa. La transparencia interna de las propias organizaciones que deben poner a disposición de su personal la información necesaria no solo para el desarrollo de sus funciones sino también la información necesaria y los mecanismos apropiados para la participación activa en la toma de decisiones de la organización. La transparencia externa que deben realizar las organizaciones para facilitar a la ciudadanía el acceso de los datos y de la información pública de que disponen y que son determinantes para poder evaluar las actuaciones públicas y garantizar el ejercicio del poder público responsable. Dichos datos deben ser veraces, fácilmente accesibles, actualizados y en formatos reutilizables. La gestión documental de las instituciones públicas necesita una coordinación técnica que defina, cree y apruebe estándares para la gestión de documentos electrónicos y un servicio de archivo electrónico para la globalidad de la administración. Las directrices y normativas específicas ayudan a dar respuesta a la necesidad de gestionar los documentos electrónicos que actualmente producen las administraciones como también los que se producirán en el futuro. Mediante estas acciones podremos incorporar estas directrices técnicas que tienen por objeto conseguir una administración más eficiente y transparente. Esta ponencia explica como las instituciones de capacitación de los empleados públicos como la Escuela de Administración Pública de Cataluña pueden llevar a cabo los mencionados cambios en los ámbitos de la transparencia, open data y gestión documental, a través de los diferentes proyectos y objetivos establecidos en los planes estratégicos.